Il Garante per la protezione dei dati personali ha messo a disposizione le FAQ su chi è tenuto ad adottare il Registro delle Attività di Trattamento previsto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

Cos’è il Registro delle Attività di Trattamento

Il Registro delle Attività di Trattamento costituisce uno dei principali elementi di accountability del titolare, in quanto strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione, indispensabile per ogni attività di valutazione o analisi del rischio e dunque preliminare rispetto a tali attività.

Chi è tenuto a redigerlo?

 Sono tenuti all’obbligo di redazione del registro:

• gli esercizi commerciali, gli esercizi pubblici o gli artigiani con almeno un dipendente (es. negozi, piccola distribuzione,bar, ristoranti, officine, ecc.) e/o  che  trattino i dati sanitari dei clienti (es. ottici, odontotecnici, parrucchieri, estetisti, tatuatori, ecc.);

• i liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattino una serie di dati sanitari e/o di dati relativi a condanne penali o reati (es. avvocati,commercialisti, notai, osteopati, fisioterapisti, medici in generale, farmacisti);

• le associazioni, le fondazioni e i comitati che trattino “categorie particolari di dati” e/o i dati relativi a condanne penali o reati (leassociazioni che tutelano i soggetti c.d. “vulnerabili”, per esempio, persone con disabilità,ex detenuti, ecc.; le associazioni sportive che possiedono e conservano riferimenti a eventuali dati sanitari trattati;le associazioni che hanno finalità di prevenzione e contrasto delle discriminazioni razziali, di genere o basate sull’orientamento sessuale, religioso politico, ecc.;associazioni e movimenti a carattere religioso,partiti e movimenti politici; sindacati);

• il condominio,dove tratti “categorie particolari di dati” (es. delibere per gli interventi richiesti per superamento e l’abbattimento delle barriere architettoniche ai sensi della L. n. 13/1989; richieste di risarcimento di danni, comprensive di spese mediche, relativi a eventuali sinistri avvenuti all’interno di locali condominiali).

Al di fuori dei casi di tenuta obbligatoria del Registro, il Garante ne raccomanda la redazione a tutti i titolari e responsabili del trattamento. Il Registro è infatti lo strumento che fornisce piena contezza del tipo di trattamenti svolti e perciò contribuisce a meglio attuare il principio di accountability con modalità semplici e accessibili a tutti; al contempo, agevola in maniera dialogante e collaborativa l’attività di controllo del Garante stesso.

Il registro deve essere redatto in forma scritta, anche elettronica, e esibito su richiesta al Garante.